¿Cómo hacer más eficaces sus reuniones en el taller?

Las herramientas modernas que procesan datos en tiempo real, o los cuadros de mando listos para usar, pueden hacer que las reuniones sean muy eficaces y evitar problemas con la gestión del tiempo. Es importante que las reuniones estén bien planificadas para evitar que ocupen valiosas horas de trabajo que pueden dedicarse a la producción. La implantación de estas herramientas mejorará la transferencia de información y reducirá el tiempo necesario para preparar una reunión.  

Causas de la ineficacia de las reuniones de taller

Hay muchas razones por las que las reuniones de taller son ineficaces, que van más allá de la falta de herramientas modernas. ¿Qué puede influir exactamente?

• Datos tardíos, imprecisos, incompletos o inexistentes. la falta de un sistema que proporcione datos en tiempo real directamente desde la producción implica que los datos de turnos anteriores o recién terminados no pueden analizarse y evaluarse fácilmente para mejorarlos o hacer comentarios en un futuro próximo. Esto dificulta la aplicación de sugerencias legítimas para mejorar el flujo de trabajo en la línea de producción.
• Sin orden del día ni hora de reunión definidos - El largo tiempo dedicado a discusiones improductivas y fuera de tema puede evitarse fácilmente proporcionando a todos los empleados información detallada sobre los temas que se van a debatir durante el tiempo asignado.
• Falta de notas y conclusiones agregadas - es fácil olvidar el historial de reuniones anteriores o lo que se ha acordado o sugerido previamente. Esto puede resolverse fácilmente tomando notas digitales que luego pueden escribirse y a las que pueden acceder todas las partes interesadas pertinentes.
• Los preparativos suelen llevar más tiempo que una reunión real - Por ejemplo, recopilar los datos de producción de los participantes puede llevar mucho tiempo. Esto puede evitarse planificando con antelación y delegando las tareas necesarias para garantizar que los trabajadores del taller se centran en el trabajo que tienen entre manos. MES es una herramienta especialmente eficaz para recopilar automáticamente datos en tiempo real para procesarlos.
• Herramientas como las pizarras blancas pueden resultar lentas y obsoletas. Aunque el desembolso inicial puede ser elevado, los cuadros de mando listos para usar agilizan las reuniones y también facilitan los preparativos.

 

Reuniones interactivas: ¿cómo aumentar la participación en las reuniones diarias?

Las reuniones digitalizadas, o reuniones interactivas como se conocen en Accevo, son la clave para que las reuniones diarias sean más eficientes y atractivas para los participantes. Poder ver datos en tiempo real sobre mejoras o posibles problemas es alentador para los empleados y les permite ver por qué y dónde se necesitan cambios o dónde las cosas funcionan bien. Si las reuniones se organizan con pantallas táctiles de 65 pulgadas, aumentará la visibilidad y claridad de los datos. De este modo, los empleados pueden asimilar los datos y digerirlos más fácilmente, lo que significa que es probable que los cambios se apliquen rápidamente, mejorando así los flujos de trabajo. La preparación de los datos de producción puede llevar mucho tiempo. Los datos agregados en tiempo real están listos para su visualización en unos pocos clics, lo que reduce la pérdida de tiempo en preparativos. Esto también se aplica a las plantillas listas para usar preparadas con antelación para los diarios o los cambios de turno, que aumentan su productividad porque se centran en los datos más importantes. Para facilitar estas tareas, se pueden utilizar herramientas de arrastrar y soltar para preparar las plantillas. Además, aplicar un orden del día preciso con indicación de la hora ayudará a mantener el calendario de la reunión. También será útil proporcionar a los asistentes una copia del orden del día de la reunión, para que conozcan los temas que se van a tratar y cuándo es oportuno hacer preguntas. Los datos y números escuetos afectan negativamente a la recepción de las presentaciones y no son fáciles de digerir. Para comprender mejor los temas presentados y los retos diarios a los que se enfrentan los empleados, merece la pena aplicar la visualización de datos en forma de fotos, grabaciones y gráficos fáciles de leer. Esto permite introducir cambios y mejoras con mayor eficacia. Además, al optar por introducir formas interactivas en las reuniones y hacerlas más interesantes proporcionando información digitalmente, se reduce el papeleo. La posibilidad de interactuar con la pantalla afecta a la dinámica de la reunión y permite introducir cambios sobre la marcha. Utilizando pantallas con una interfaz táctil, como se hace en Accevo, los datos y las notas pueden registrarse, agregarse, almacenarse y enviarse directamente a los participantes después de cada reunión. Esto significa que se puede volver a ellos cuando sea necesario, e incluso pueden actuar como punto de referencia, eliminando así la necesidad de crear material de referencia aparte.  

Ventajas de las reuniones interactivas

Como puede ver, hay una amplia gama de beneficios para hacer que sus reuniones de taller sean más eficientes mediante la introducción de herramientas digitales. El factor más importante en el que influyen las herramientas digitales es la reducción del tiempo perdido durante las reuniones de empresa. Se calcula que los elementos que incluyen cuadros de mando listos para usar pueden ayudar a ahorrar hasta 85% del tiempo total que antes se dedicaba a la preparación de reuniones. Esto significa que este tiempo puede reasignarse a otras áreas más urgentes, como las formas de mejorar el propio proceso de fabricación. Además, se cree que las herramientas digitales reducen los tiempos de traspaso de turnos hasta en 50%. Esto no sólo mejora la satisfacción laboral de los empleados, sino que también garantiza que se produzcan retrasos mínimos en la producción. En muchos casos, los traspasos cara a cara quedan obsoletos, y los operarios pueden simplemente comunicar cualquier problema o cambio que deban conocer a través de medios digitales. Nuestra experiencia también nos dice que el uso de herramientas digitales a menudo aumenta el compromiso en las reuniones, independientemente de la frecuencia con que se lleven a cabo. Un mayor compromiso de los empleados durante las reuniones garantizará que los problemas se expresen y resuelvan con rapidez y eficacia, y evitará que se acumulen con el tiempo. Por último, pero no por ello menos importante, en Accevo sabemos que el uso de herramientas digitales para las reuniones mejora la comunicación entre departamentos sin necesidad de que todas las partes interesadas estén físicamente presentes. Esto se debe a que el uso de herramientas digitales significa que los materiales utilizados y los asuntos debatidos pueden compartirse fácilmente con otros departamentos mediante el intercambio de documentos. Si desea más información sobre cómo las herramientas digitales de Accevo pueden ayudarle a que sus reuniones sean más eficaces, póngase en contacto con nosotros.